Home umum Memahami Lebih Dalam Tentang Kearsipan

Memahami Lebih Dalam Tentang Kearsipan

20 min read
0
1,235

Dalam beberapa dekade terakhir, para seniman semakin tertarik dengan arsip sebagai inspirasi untuk pekerjaan mereka, tetapi juga dalam penggunaannya sebagai media artistik. Dorongan untuk mengumpulkan, menyortir dan dokumen yang mendorong proses pembuatan kumpulan dan kolase hanya sebanyak yang menentukan pembuatan arsip.

Banyak seniman konseptual dan kinerja menggunakan bahan arsip dan format dalam karya, mengaburkan batas antara seni dan dokumentasi. Dan beberapa seniman mulai mempertanyakan cara meninjau kembali dan membuat ulang karya mereka sendiri setelah diarsipkan. Dalam hal apa arsip dapat melampaui dokumentasi dan menumbuhkan inspirasi? Bagaimana arsip tidak hanya menelusuri proses kreatif tetapi juga menjadi bagian dari proses itu sendiri? Jadi bagi Anda yang ingin memahami lebih detail lagi mengenai arsip. Yuk, kita simak ulasan di bawah ini.

Pengertian Arsip

Arsip adalah kumpulan data yang merupakan penempatan kertas-kertas dalam tempat penyimpanan yang baik menurut aturan yang telah ditentukan terlebih dahulu sedemikian rupa sehingga setiap kertas apabila diperlukan dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat.

Arsip dapat mengambil berbagai bentuk, dari folder dokumen di lemari arsip hingga koleksi bahan dan sisa dari studio seniman. Pada dasarnya, arsip adalah kumpulan dokumen dan catatan yang memberi kita wawasan. Arsip dapat berupa surat, warkat, akta, piagam, buku, dan sebagainya, yang dapat dijadikan bukti sahih untuk suatu tindakan dan keputusan. Dengan adanya perkembangan teknologi, arsip dapat berbentuk audio, video dan digital.

Mengingat jumlah arsip yang semakin banyak dibuat dan diterima oleh lembaga, organisasi, badan maupun perseorangan maka diperlukan manajemen pengelolaan arsip yang lebih dikenal dengan sistem kearsipan melalui beberapa pekerjaan atau kegiatan untuk mengelola arsip yang ada.

Kearsipan adalah pengelolaan catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi yang memiliki nilai kegunaan dengan teratur dan terencana baik itu arsip yang dibuat maupun diterima, agar mudah ditemukan kembali jika diperlukan. Sistem kearsipan yang diselenggarakan secara optimal akan memperlancar kegiatan dan tujuan lembaga, organisasi, badan maupun perseorangan.

Kata arsip dalam bahasa Indonesia diserap dari bahasa Belanda archief yang secara etimologi berasal dari bahasa Yunani archium yang artinya peti tempat untuk menyimpan sesuatu. Pengertian arsip awalnya menunjukkan tempat atau ruang penyimpanan arsip, namun saat ini pengertian arsip lebih cenderung sebagai catatan atau surat yang memiliki nilai kegunaan yang perlu untuk disimpan dengan sistem kearsipan.

Sedangkan dalam bahasa Latin, kata arsip disebut felum (bundle) yang berarti benang atau tali. Kala itu benang atau tali digunakan untuk mengikat kumpulan lembaran tulisan atau catatan agar ringkas dan mudah dicari jika diperlukan.

Dahulu arsip identik dengan warkat yang berasal dari bahasa Arab yang berarti surat, namun dalam perkembangan lebih lanjut pengertian warkat adalah lembaran yang berisi keterangan atau informasi yang mempunyai arti dan kegunaan. Warkat juga dapat diartikan sebagai alat pembayaran non tunai yang diperhitungkan melalui Kliring.

Jenis-Jenis Arsip

Kearsipan adalah penyimpanan warkat (filing) merupakan kegiatan menaruh warkat-warkat dalam suatu tempat penyimpanan secara tertib menurut sistem, susunan dan tata cara yang telah ditentukan, sehingga pertumbuhan warkat-warkat itu dapat dikendalikan dan setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali. Lawan dari penyimpanan warkat (filing) adalah pengambilan warkat (finding).

Sistem penyimpanan warkat (filing system) adalah rangkaian tata cara yang teratur menurut suatu pedoman untuk menyusun warkat-warkat sehingga bilamana diperlukan lagi, warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara tepat. Maka dari itu ada juga jenis-jenis dari kearsipan yan harus Anda ketahui berikut ini:

1). Arsip Dinamis

Diartikan sebagai arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. Singkatnya dapat dikatakan bahwa arsip yang masih digunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari. Selanjutnya arsip dinamis menurut fungsi dan kegunaannya dibedakan menjadi:

  • Arsip Aktif adalah arsip-arsip yang masih dipergunakan bagi kelangsungan kerja. Jadi, arsip ini masih ada di tempat-tempat unit pengelola dalam masa transisi antara aktif dan in-aktif.
  • Arsip Semi Aktif adalah arsip-arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun dalam masa transisi antara arsip aktif dan arsip in-aktif.
    Arsip in-aktif atau arsip semi statis adalah arsip-arsip yang jarang sekali dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari.

2). Arsip Aktif

Arsip dinamis yang secara langsung dan terus menerus diperlukan dan dipergunakan, dalam penyelenggaraan administrasi.

3). Arsip Inaktif

Arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya, untuk penyelenggaraan administrasi sudah menurun.

4). Arsip Statis

Diartikan sebagai arsip yang tidak dipergunakan secara langsung, untuk perencanaan penyelenggaraan kehidupan, kebangsaan pada umumnya, maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara. Singkatnya dapat dikatakan bahwa arsip statis adalah arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.

Arsip merupakan sesuatu yang bertumbuh terus dan selalu berubah seirama dengan tata kehidupan masyarakat maupun tata pemerintahan.

5). Arsip Duplikasi

Arsip yang bentuk maupun isinya sama dengan arsip aslinya.

Fungsi Arsip

Secara umum arsip memiliki fungsi untuk penunjang aktivitas administrasi, alat pengambil keputusan, bukti pertanggungjawaban, sumber informasi, dan wahana komunikasi. Selain itu memiliki fungsi primer dan sekunder.

1. Fungsi primer adalah nilai guna arsip yang didasarkan pada kepentingan pencipta arsip tersebut sebagai penunjang saat tugas sedang berlangsung maupun setelah kegiatan selesai, baik itu oleh lembaga/instansi pemerintah, swasta, maupun perorangan. Nilai guna pada arsip primer meliputi administrasi, hukum, keuangan, ilmiah maupun teknologi.

2. Fungsi sekunder adalah nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan bukan untuk pencipta arsip melainkan bagi kepentingan lembaga/instansi pemerintah, swasta, perorangan dan juga kepentingan umum lain sebagai bahan bukti dan bahan pertanggungjawaban. Nilai guna skunder meliputi nilai guna pembuktian dan penginformasian.

Sifat Dan Karakter Arsip

Arsip memiliki sifat dan karakter untuk membedakan kualitas arsip, antara lain:

  • Autentik yaitu informasi melekat pada wujud aslinya seperti informasi mengenai waktu dan tempat arsip dibuat/diterima, memiliki tujuan dan kegiatan, bukti kebijaksanaan dan organisasi penciptanya.
  • Legal yaitu dokumentasi untuk mendukung tugas dan kegiatan, memiliki status sebagai bahan bukti resmi bagi keputusan dan pelaksanaan kegiatan.
  • Unik karena tidak dibuat massal dan memiliki kronologi produk. Jika arsip diduplikasi (dibuat tembusan) akan memiliki arti yang berbeda untuk pelaksanaan kegiatan.
  • Terpercaya sehingga dapat dipergunakan sebagai bukti sahih sebagai bahan pendukung pelaksanaan kegiatan.

5 Sistem Penyimpanan Arsip Sesuai Standar

Sistem penyimpanan arsip dapat dibangun dengan rak dan / atau racking. Sistem rak umumnya menyediakan penyimpanan dengan kepadatan tinggi dan dapat dikonfigurasi ke dalam sistem penyimpanan multi level. Untuk sistem penyimpanan file yang lebih kecil, baik unit rak dan rak tersedia dalam stok. Banyak dari sistem penyimpanan yang lebih kecil ini mungkin tersedia menggunakan bahan yang dimiliki sebelumnya. Pada umumnya ada beberapa sistem penyimpanan arsip diantaranya yaitu:

1. Sistem Abjad/ Alphabetical Filling System

Pada sistem penyimpanan arsip ini merupakan salah satu sistem penataan berkas yang menggunakan metode penyusunan berdasarkan abjad secara berurutan dari A sampai dengan Z dengan berpedoman pada peraturan mengindeks.

Penataan File Dengan Sistem Abjad

  • Guide

Berfungsi membantu petugas dalam menyimpan dan menemukan kembali suatu arsip diantara arsip-arsip yang lain. Macam-macam guide antara lain : Guide utama/guide primer, guide pembantu, guide keluar/lembar keluar.

  • Folder

Ada 3 jenis folder yang digunakan dalam sistem abjad: Folder campuran, Folder individu, dan Folder khusus.

a. Paham peraturan mengindeks.
b. Menyiapkan lembar tunjuk silang (bila perlu).
c. Menyiapkan peralatan arsip.

Keuntungan Sistem Filling Abjad

  • Dapat langsung menempatkan berkas pada tempat penyimpanannya.
  • Petunjuk penataan berkas sederhana dan mudah dipahami.
  • Tunjuk silang sangat mudah diterapkan.
  • Kesalahan berkas mudah dicek ditempat berkas dengan abjad yang sama.
  • Biaya pelaksanaannya lebih murah.

Kerugian Sistem Filling Abjad

  • Ada kemungkinan salah penempatan berkas jika tidak mengikuti aturan secara konsisten.
  • Mudah mengubah beberapa alfabet dalam surat.
  • Tunjuk silang yang berlebihan akan membuat penyimpanan cepat penuh
  • Pemberian label pada folder memakan banyak tenaga.

2. Sistem Nomor/ Numerical Filling  System

Sistem penyimpanan arsip ini merupakan sistem penyimpanan warkat yang berdasarkan kode nomor sebagai pengganti dari nama orang atau badan, yang disebut juga inderect filing system (karena penentuan nomor yang akan digunakan memerlukan pengelompokan masalahnya terlebih dahulu).

Persiapan penataan arsip berdasarkan nomor

a. Menyusun pola klasifikasi arsip.
b. Menyiapkan peralatan arsip.

Kelebihan Sistem Filling Nomor

  • Penyimpanan dapat lebih teliti, cermat, dan teratur.
  • Penyimpanan dapat lebih cepat dan tepat.
  • Sederhana dan mudah dilaksanaka.
  • Dapat dipakai untuk segala macam surat/warkat/dokumen.
  • Nomor dokumen dapat dipergunakan sebagai referensi dalam korespondensi.
  • Nomor map atau dokumen dapat diperluas tanpa batas.

Kelemahan Sistem Filling Nomor

  • Lebih banyak waktu dipergunakan untuk mengindeks.
  • Banyaknya map untuk surat-surat beraneka ragam, dapat menimbulkan kesulitan.
  • Perlu ruangan yang luas dan memadai untuk menyimpan arsip yang banyak.

Ada dua macam filing system nomor, yaitu filing system nomor Dewey dan filing system nomor Terminal Digit.

1. Filing System Nomor Dewey

Filing system nomor dewey disebut juga system decimal. Dalam sistem ini yang harus dilakukan meliputi hal-hal berikut.

  • Merancang daftar klasifikasi nomor. Daftar klasifikasi adalah daftar yang memuat segala persoalan kegiatan yang terdapat dalam kantor/perusahaan. Persoalan kegiatan ini dikelompokkan lalu diberi nomor kode.
  • Menyiapkan dan menyusun perlengkapan
  • Penyimpanan Surat

2. Filing System Nomor Terminal

Filing system nomor terminal digit adalah sistem kearsipan yang memakai nomor urut dalam buku arsip.

Dalam filing system ini yang perlu diperhatikan ialah sebagai berikut.

  • Menyiapkan perlengkapan
  • Penyimpanan surat
  • Sistem Tanggal/ Chronological Filling System

Sistem penyimpanan arsip ini merupakan salah satu sistem penataan berkas berdasarkan urutan tanggal, bulan dan tahun yang mana pada umumnya tanggal dijadikan pedoman termasuk diperhatikan dari datangnya surat.

Kemudian arsip atau file disusun berdasarkan waktu dengan frekuensi tertentu, misalnya harian, mingguan, atau bulanan bahkan per tahun berdasarkan keperluan.

Persiapan penataan arsip berdasarkan tanggal

  • Menentukan pembagian tanggal, bulan dan tahun.
  • Menyiapkan peralatan arsip.

Kelebihan Sistem Tanggal

  • Cocok untuk pengolah yang kegiatannya berkaitan dengan tanggal jatuh tempo.
  • Sederhana dan mudah diterapkan karena tanpa klasifikasi.

Kekurangan Sistem Tanggal

  • Akan terjadi kesulitan dalam penemuan kembali arsip apabila peminjam menyebutkan perihal arsip.
  • Orang sering lupa dengan tanggal surat terutama tanggal penyimpanan.
  • Tidak semua unit pengolahan dalam organisasi itu cocok menetapkan sistem ini.
  • Agar mudah mengatur letak arsip dalam folder maka pembuatan kode tidak dapat murni 100% tetapi harus ditambahkan dengan kode abjad.

4. Sistem Wilayah / Geographical Filling System

Sistem penyimpanan arsip wilayah atau geografis adalah suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah atau daerah yang menjadi alamat suatu surat. Surat disimpan dan ditemukan kembali menurut kelompok atau tempat penyimpanan berdasarkan geografi / wilayah / kota dari surat berasal dan tujuan surat dikirim.

Dalam penyimpanannya menurut sistem ini harus dibantu dengan sistem abjad atau sistem tanggal. Sama halnya dengan subjek atau nomor, susunan guide dan foldernya diatur menurut tingkatan tempat.

Sebagai contoh adalah:

  • Indonesia (Negara)
  • Sumatera (Provinsi)
  • Liot (Kabupaten)
  • Muaraenim (Ibukota Kabupaten)

Kelebihan Sistem Wilayah

  • Mudah mencari keterangan bila letak wilayah telah di ketahui.
  • Apabila terjadi penyimpanan-penyimpanan arsip, dapat segera di ketahui.

Kelemahan Sistem Wilayah

  • Kemungkinan besar terjadi salah penyimpanan, apabila petugas tidak memiliki wawasan/pengetahuan tentang geografi.
  • Harus mengetahui letak geografi/wilayah meskipun dalam surat tidak dicantumkan secara lengkap.
  • Perlu adanya guidance/ semacam buku petunjuk yang menggambarkan batas-batas wilayah yang menjadi wewenang dan tanggung jawab masing-masing cabang.

5. Sistem Subyek /Subjectical Filling System

Sistem subjek merupakan suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan masalah dimana surat-surat dikelompokkan kedalam daftar indeks untuk ditentukan masalah-masalah yang pada umumnya terjadi.

Ada 2 macam sistem subjek, yaitu sistem subjek murni (berdasarkan urutan abjad) dan sistem subjek bernotasi (berdasarkan notasi atau kode tertentu).

Prosedur Penyimpanan Sistem Subyek

  • Memeriksa
  • Mengindeks
  • Mengkode
  • Menyortir

Kelebihan Sistem Subyek

  • Mudah mencari keterangan bila perihalnya saja yang ingin diketahui.
  • Dapat dikembangkan dengan tidak terbatasnya judul dan susunannya.

Kekurangan Sistem Subyek

  • Sulit mengklasifikasi apabila terdapat aneka ragam perihal yang hampir sama padahal berbeda satu sama lain.
  • Kurang cocok untuk bermacam jenis surat.

Demikian itulah materi yang dapat saya sampaikan mengenai arsip. Jadi bagi Anda yang telah membaca artikel Pengertian Arsip dan Kearsipan. Semoga ini dapat bermanfaat buat semuanya.

Load More Related Articles
Load More By admin
Load More In umum
Comments are closed.

Check Also

Dianggap Sebagai Tindakan Pembunuhan, Berikut Pro dan Kontra “Suntik Mati” di Beberapa Negara

Kemajuan dalam ilmu pengetahuan dan teknologi terutama pada bidang kedokteran telah membaw…